Jak na efektivní time management? 6 tipů k úspěchu

Dobře zvládnutý time management a správná organizace práce jsou samy o sobě základem k úspěšné práci v kanceláři. Pokud si totiž neumíte zorganizovat čas, neustále přesouváte schůzky, nestíháte a všude chodíte pozdě, pravděpodobně se točíte v bludném kruhu. To zvyšuje nejen vaše pracovní vypětí a snižuje efektivitu, ale také vyvolává stres. A ten je z dlouhodobého hlediska nebezpečný pro vaše zdraví.

CO JE TO TIME MANAGEMENT?

Time management ve volném překladu znamená organizace nebo řízení času. Jedná se vlastně o určité postupy, doporučení a nástroje, které lze použít za účelem lepší organizace vašeho dne a zvýšení efektivity. Tento výraz je nejčastěji používán na pozicích v kancelářích a firmách, kde jsou běžnou náplní práce plánování, telefonování, práce na počítači, porady či práce na projektech.

To však není podmínkou, time management mohou používat opravdu všichni, na jakýchkoliv pozicích, kde mohou během dne o své pracovní činnosti alespoň z části rozhodovat. Použít jej lze také v osobním životě, na běžné domácí činnosti a chod domácnosti, záliby, organizaci rodinných akcí apod. Díky tomu se navíc naučíte vyvažovat práci a rodinný život.

JAK TIME MANAGEMENT FUNGUJE?

Správný time management vám pomůže efektivně naplánovat váš čas a využít takřka každé minuty vašeho života. Už si nebudete večer přát, aby měl den ještě více hodin, protože jste opět něco nestihli. Naučíte se oddělit důležité úkoly od těch méně důležitých a zorganizovat si práci tak, aniž byste zapomněli na něco urgentního.

Základem pak je nebrat si denních úkolů příliš, abyste brzy nebyli demotivovaní. Důležité je si pro každou činnost „přidělit“ určitý časový úsek a držet se svého plánu. Hlavní chybou je přeskakování z jednoho úkolu na druhý, nedokončení rozpracovaných projektů a následný zmatek, který z této neuspořádanosti v konečném důsledku vzniká.

Jakmile si jednotlivé úkoly na každý den dopředu naplánujete a budete svůj plán dodržovat, postupem času si na nový režim zvyknete a naučíte se time management využívat naplno. Zejména pak v kanceláři vám přijde vhod umět si dobře rozložit čas.

JAK SI SPRÁVNĚ ZORGANIZOVAT ČAS

Pokud právě budujete kariéru, získali jste novou pracovní příležitost nebo se jen nacházíte v kanceláři, kde nyní panuje velký zmatek, musíte zapracovat na organizaci času. Součástí toho je organizace vašeho pracovního místa v kanceláři, sepsání seznamu úkolů (TO-DO listu), delegování úkolů, boj s prokrastinací, umění říkat ne, ale také umění dopřát si odpočinek. Pojďme si blíže představit, jak v jednotlivých krocích postupovat.

1. OPTIMÁLNÍ ORGANIZACE PRACOVNÍHO MÍSTA

Chcete-li si lépe zorganizovat život a naučit se správnému time managementu, začněte nejprve u organizace svého pracovního místa v kanceláři. Nepořádek na pracovním stole, poházené papíry, všude lístečky s poznámkami, to vše způsobuje ještě větší chaos, zapomínání a neorganizovanost. Ukliďte si proto svůj pracovní stůl, seřaďte si své poznámky, nepotřebné papíry vyhoďte, ostatní uschovejte do složek. Pokud úklid chcete vzít opravdu z gruntu, nezapomeňte také na vyčištění kancelářské židle. Nejprve se však poraďte s výrobcem, jak židli správně vyčistit.

2. PIŠTE SI TO-DO LISTY

TO-DO listy vám usnadní a vylepší time-management. Ale jak takový TO-DO list vytvořit, aby byl efektivní? Pro začátek bude nejlepší si všechny své úkoly společně s deadliny zapsat na papír a seřadit dle důležitosti. Poté si jednotlivé úkoly přiřaďte ke konkrétním dnům v týdnu. U každého úkolu si dejte několikadenní rezervu, v případě, že by se objevil nějaký problém a potřebovali byste více času na jeho vyřešení.

JAK NA EFEKTIVNÍ TO-DO LIST?

• Každý večer si sepište maximálně 7 důležitých věcí a úkolů na další den.
• Úkoly následně seřaďte podle důležitosti a přiřaďte k jednotlivým dnům v týdnu.
• Při plnění úkolů postupujte od 1. položky, po jejím splnění můžete pokračovat na další.
• Úkoly, které nestihnete splnit, s klidem přesuňte na další den a přidejte k nim vykřičník.
• Tento systém dodržujte každý den.
• Stejným způsobem si můžete plánovat větší úkoly na celý týden, měsíc, rok…

3. DELEGUJTE ÚKOLY

Delegování je důležitou součástí time managementu. Zatímco vy byste se s daným úkolem zabývali několik dní, protože na něj nemáte potřebnou odbornost, váš kolega bude mít hotovo za půl dne. Nebojte se proto některé povinnosti „posunout o dům dál“. Vy tak ušetříte čas na důležité úkoly a kolega může v projektu využít svých znalostí.

Dejte si však pozor na příliš časté a neopodstatněné delegování, kterým si chcete ušetřit práci nebo se jí zcela vyhnout. Kolegové to brzy poznají a nebudou vaše úkoly chtít plnit.

4. NAUČTE SE ŘÍKAT NE

Zmatek a chaos v práci je také často způsoben tím, že nikdo nechce odmítnout šéfa nebo narovinu říci, že se na daný úkol profesně necítí. Všichni tedy nový projekt odsouhlasí a poté nastane chaos, nikdo neví, co má dělat, jak to má dělat a často ani, kdy je termín dokončení. Proto se v práci naučte říkat ne a být dostatečně asertivní. Nebojte se k projektu říct vlastní názor nebo představit svůj nápad, jak projekt vést, aby byl úspěšný.

Více o asertivitě se dozvíte v našem článku Naučte se být v práci asertivní a buďte konečně spokojení.

5. BOJUJTE S PROKRASTINACÍ

Prokrastinace je v práci nejčastějším problémem, který způsobuje chaos a neorganizovanost zaměstnanců. Jedná se o přesouvání důležitých úkolů na „vedlejší kolej“ a místo toho zabíjení času činnostmi, které nejsou nutné nebo s prací přímo nesouvisí.

Prokrastinace se většinou projeví ve chvíli, kdy je před námi složitý nebo náročný úkol, do kterého se nám nechce. Sami si ho znepříjemníme ještě více, začneme se mu vyhýbat a vymýšlet si neopodstatněné činnosti, které v tu chvíli nejsou vůbec nutné.

To způsobuje neplnění úkolů, nestíhání termínů nebo časté chyby zaměstnanců. S prokrastinací v kanceláři se však dá velmi dobře bojovat. Základem je sebekázeň, kterou si lze po určité době vybudovat. Na vaši produktivitu a chuť do práce také výrazně působí vaše pracovní místo, kde byste se měli cítit dobře a pohodlně. Hlavním prvkem pak je kvalitní kancelářská židle nebo kancelářské křeslo, které díky ergonomickému tvaru zajistí váš komfort a pozitivně ovlivní vaši výkonnost.

V našem článku se dozvíte více o tom, jak vyzrát na prokrastinaci v práci.

6. DOPŘEJTE SI TAKÉ ODPOČINEK

Mezi těmi všemi starostmi a povinnostmi také nezapomínejte na kvalitní odpočinek během dne. Permanentní stres vašemu organizmu neprospívá. Pro lepší produktivitu a soustředěnost si klidně dopřejte krátkou meditaci v kanceláři. Ta vám zajistí pohodu a nadhled po zbytek dne a opět zvýší chuť do práce. Meditovat můžete u pracovního stolu, přímo na kancelářské židli. Meditaci provádějte pravidelně, nejlépe každý den alespoň 5 minut.

A pokud vás bolí záda nebo krční páteř, poohlédněte se po vhodné kancelářské židli, která podpoří vaše zdravé sezení a zmírní problémy se zády. Vybírat můžete z naší bohaté nabídky kvalitních kancelářských křesel a židlí ALBA.