Optimální organizace pracovního místa
Na jakém místě trávíme nejvíce času? Ne, není to v posteli, jak si mnozí myslí, ale u pracovního stolu! Zatím co většina z nás spí v krásné a čisté posteli, pracovní stůl už tak čistý nebývá. Haldy papírů, rozházené věci, špinavá klávesnice, monitor a myš, i nedostatek místa a chaos. Všechno tohle v nás může vyvolávat značnou míru stresu. Přitom stačí jediné – uklidit si!
MULTITASKING? NE, JEDNO PO DRUHÉM!
Multitasking je dnes velmi aktuální pojem, protože většina z nás je nucena dělat obrovské množství věcí najednou (telefonáty, e-mail, rychlý oběd, kompletace materiálů, zpracovávání reportů, analýz atd.). Výsledkem je, že se k mnohým činnostem musíme znovu vracet, a to samozřejmě zdržuje. Pokud tedy chcete být produktivní, mějte na pracovním stole pouze aktuální materiály, které budete potřebovat, a v jednu chvíli dělejte pouze jedinou věc. Až bude splněno, přejděte na další. Kromě času si ušetříte hlavně svoje nervy.
ZVYŠTE VLASTNÍ PRODUKTIVITU
Podle vědeckých studií se vyplatí najít si čas na úklid, uspořádání věcí a úkolů. Zvýšíte tím vlastní produktivitu dokonce až o 32 %! Kvůli nepořádku je potřeba stále něco hledat a přemísťovat, což zabírá určitý čas. Pokud navíc potřebný dokument nemůžete najít, přivádíte se tím do stresu. V hromadách dokumentů, kde ztrácíte přehled, se dostavuje i frustrace. Kvůli těmto pocitům můžete začít odkládat povinnosti a úkoly na pozdější dobu, což často vede až k chronické prokrastinaci.
POŘÁDEK = VĚTŠÍ CHUŤ DO PRÁCE
Pokud si uděláte v pracovních materiálech pořádek, snadněji se odhodláte k pracovní činnosti a tím pádem budete mít dříve hotovo! Roztřiďte si materiály na 3 hromádky:
- na ty, které si chcete (musíte) nechat,
- papíry, na které se ještě znovu podíváte,
- věci na vyhození (ty rovnou vyhoďte do odpadkového koše).
To co si chcete nechat (různé manuály, literatura, atd.), můžete uklidit do složek. Splněné úkoly, které se musí zakládat, také. Na stole si ponechte pouze nesplněné úkoly. Znovu si projděte prostřední hromádku a papíry z ní buď přesuňte do první nebo třetí hromádky. Najednou zjistíte, jak vlastně vypadá Vaše pracovní deska, která bude opět vidět.
NA ÚKLID SI VYTYČTE PRAVIDELNÝ ČAS!
Jakmile se totiž naučíte mít čistý pracovní stůl, zjistíte, že jste mnohem produktivnější a rychlejší. Ideální doba na úklid je například před dovolenou. Následně je dobré nastavit si na úklid pravidelný režim (na konci pracovního dne, týdne apod.).
ŠPÍNA A NEPOŘÁDEK, KTERÝ NENÍ NA PRVNÍ POHLED VIDĚT
Jednou za čas byste měli věnovat pozornost také čistění klávesnice, monitoru, myši, pracovní desky, ale i kancelářské židle. Jak už jistě mnozí z Vás slyšeli, klávesnice obsahuje 400krát více bakterií, než záchodové prkénko. O moc lépe na tom nebude ani myš či pracovní deska. Pomoc je přitom velice snadná. Stačí pravidelně ošetřovat nejrizikovější povrchy dezinfekčními ubrousky, které zničí téměř 99% bakterií. U kancelářské čalouněné židle záleží na druhu materiálu, ze kterého je židle vyrobena. O způsobu čištění je nejlépe poradit se přímo s jejím výrobcem.